UEFS terá sistemas digitais de gestão administrativa

A dificuldade em acompanhar a tramitação de processos administrativos na Uefs, devido à ausência de sistema de protocolo eletrônico será coisa do passado, afirma o pró-reitor de Administração e Finanças, professor Rossine Cruz, referindo-se a contratação, pela Uefs, através de licitação concluída este mês, de sistemas integrados de gestão administrativa. Cruz ressalta que esta ação é parte do Plano Diretor de Gestão (PDG), ao qual a Uefs aderiu em 2009. A Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional (Asplan), junto com a Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb), coordenou a etapa de levantamento de oportunidades de melhorias da gestão, que resultou numa lista de melhorias a serem priorizadas. Segundo o assessor chefe da Asplan, professor Carlos Eduardo Cardoso, sete metas de melhoria de gestão foram priorizadas por representantes dos três segmentos da comunidade universitária em um workshop, num documento denominado Plano de Melhoria da Gestão (PMD).

Uma das prioridades definidas é a implantação de sistemas de tecnologia da informação e da comunicação (TIC). O PMG envolve a Asplan, a Pró-Reitoria de Administração e Finanças (Proad) e a Chefia de Gabinete da Reitoria, que foi designada responsável pela coordenação dos trabalhos da meta de implantação de sistemas de TIC, tendo a Assessoria Especial de Informática como unidade responsável técnica.
Planejamento e cautela
Desde fevereiro deste ano, uma comissão formada por representantes das unidades acima citadas realizou estudos para definir o perfil tecnológico do sistema. “O que buscávamos era um sistema com integração e unicidade do banco de dados, que tornasse os processos digitais, com caminhos pré-ordenados e redução da tramitação de papel, que permitisse o acompanhamento por meio de um protocolo e que usasse certificação e assinatura digital para dar validade jurídica aos processos, e tudo isso acessível pela internet”, esclareceu o professor Evandro do Nascimento Silva, chefe de gabinete da Reitoria.
A comissão visitou três universidades federais em busca de sistemas integrados de gestão, na tentativa de identificar um que pudesse ser adotado na Uefs. Mas segundo Marcos Luciano Brasileiro, assessor de Informática, que participou de uma das visitas, os sistemas encontrados nessas universidades atendiam apenas parcialmente os requisitos, e por isso a comissão decidiu propor à Reitoria a licitação de um sistema já desenvolvido com as tecnologias mais avançadas disponíveis no mercado, a exemplo da digitalização de processos, que já ocorre no Poder Judiciário.
Sistemas trarão grande mudança na cultura de gestão
A licitação foi realizada neste mês de dezembro e o contrato com a empresa Softplan Sistemas e Representações Ltda, vencedora da licitação, foi publicado no Diário Oficial do Estado, em sua edição de 16 de dezembro de 2010. Serão fornecidos à Uefs cinco sistemas integrados: de Controle de Processos Administrativos Digitais; de Gestão de Recursos Humanos; de Gestão Orçamentária, Financeira e de Contratos; de Gestão de Compras e Licitações e de Gestão de Materiais e Almoxarifado.
A maioria dos servidores docentes e técnico-administrativos da Instituição deverá utilizar principalmente o Sistema de Controle de Processos Administrativos para enviar correspondências, realizar solicitações e abrir processos. A mudança de rotinas, proposta pelo uso dos sistemas, vai causar impacto nos hábitos da comunidade universitária, herdeira de uma cultura burocrática que se fundamenta no uso de papel para tramitar seus processos administrativos.
O pró-reitor de Administração Rossine Cruz destaca que a tramitação eletrônica, com ferramentas de buscas e consultas tornará mais transparente o acompanhamento dos processos pelo interessado (seja fornecedor, estudante, docente etc).  Os ganhos de eficiência repercutirão em maior agilidade e com redução do tempo de tramitação. A economia de papel será significativa e os custos de impressão serão reduzidos em até 70%, com a digitalização dos processos.
Qualificação dos usuários
Haverá um impacto significativo no processo de qualificação dos servidores da Uefs. Isto porque, para colocar o sistema em uso, serão oferecidos cursos que contemplarão, ao mesmo tempo, a necessidade de domínio das novas tecnologias e condições para progressão no plano de carreira. A comissão terá o cuidado de colocar os sistemas em funcionamento após a devida capacitação de toda a comunidade de usuários.
Os investimentos na aquisição de licenças definitivas com cessão do código-fonte, adequação do sistema aos processos da Uefs, treinamento de usuários e suporte técnico dos sistemas e banco de horas técnicas para desenvolvimento futuro estão estimados em R$ 3.613.040 distribuídos nos orçamentos de 2010, 2011 e 2012. Desse total, R$ 968.000 destinam-se a uma reserva de horas técnicas que só se converterão em despesas efetivas se houver necessidade de usar serviços pós-implantação.
O reitor José Carlos Barreto e o vice-reitor Washington Moura tem dado apoio à iniciativa, considerada um divisor de águas na história administrativa da Uefs. A disponibilização dos sistemas ocorrerá gradativamente, a partir do mês de maio até agosto de 2011. Já o início dos treinamentos, para os usuários, está previsto para abril e maio de 2011.

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